Merci de visiter le site internet de 48e Nord International et de prendre connaissance de notre politique de confidentialité.
En naviguant sur notre site internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec cette dernière, le cas échéant.
Contexte
48e Nord International est un organisme à but non lucratif légalement constitué en février 1998. L’organisme a son siège social au 70 Av. Du Lac J9X 5C1.
La présente politique vise à assurer la protection des renseignements personnels et à encadrer la manière dont 48e Nord International les collecte, les utilise, les communique, les conserve et les détruit. De plus, elle vise à informer toute personne intéressée sur la manière dont 48e Nord International traite leurs renseignements personnels. Elle vise également le traitement des renseignements personnels recueillis par l’organisation par un moyen technologique.
Application et définitions
Cette politique s’applique à toute l’organisation de 48e Nord International, ce qui inclut notamment ses dirigeants, employés, consultant, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte de l’organisme. Elle s’applique également à l’égard du site internet de 48e Nord International, ainsi que par tous les sites internet contrôlés et maintenus par 48e Nord International.
Elle vise tous les types de renseignements personnels gérés par 48e Nord International, que ce soient les renseignements de ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres, ses administrateurs ou toutes autres personnes (comme les visiteurs de ses sites internet ou autre).
Pour l’application des présentes, un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Par exemple, il pourrait s’agir du nom, de l’adresse, de l’adresse courriel, du numéro de téléphone, du genre, de renseignements bancaires d’une personne, etc.
Un renseignement personnel sensible est un renseignement envers lequel il y a un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée, par exemple les renseignements bancaires, orientation sexuelle, etc.
De manière générale, les coordonnées professionnelles ou d’affaires d’une personne ne constituent pas des renseignements personnels, par exemple le nom, le titre, l’adresse, l’adresse courriel ou le numéro de téléphone au travail d’une personne. Les renseignements personnels qui ont un caractère public en vertu de la loi ne sont pas considérés par la présente politique.
Collecte, utilisation et communication
Chez 48e Nord International nous collectons des informations qui sont liées directement à nos activités. Dans la mesure du possible, ces renseignements seront recueillis directement auprès de la personne en cause. La quantité et le type de renseignements recueillis se limiteront à ce qui est nécessaire aux fins déterminées. Nous recueillons seulement ce dont nous avons besoin. Ces renseignements peuvent inclure votre nom, votre prénom, votre adresse postale, votre code postal, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone ou de télécopieur, votre genre, votre âge ou date de naissance, vos données géographiques, vos centres d’intérêt et vos préférences. Nous collectons aussi votre numéro d’entreprise du Québec si vous en avez un.
Nous obtenons ces renseignements par le biais de formulaires que vous remplissez sur notre site Web. Par exemple, lorsque vous vous inscrivez à nos activités, lorsque vous répondez à un sondage d’opinion, lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre, lorsque vous devenez membre de notre organisation ou lorsque vous participez à un concours. Nous utilisons ces renseignements pour vous envoyer des informations ou des offres promotionnelles, pour entrer en contact avec vous ou pour gérer notre site Web.
Nous obtenons également ces renseignements par le biais de l’interactivité que vous établissez avec notre site Web. Par exemple, lorsque vous consultez des statistiques, lorsque vous laissez des commentaires, lorsque vous correspondez ou lorsque vous participez à un forum ou à une aire de discussion. Nous utilisons ces renseignements pour les mêmes finalités que celles mentionnées ci-dessus.
De plus, nous recueillons certaines informations techniques par le biais de fichiers journaux et de fichiers témoins. Ces informations incluent votre adresse IP, votre système d’exploitation, les pages que vous visitez et les requêtes que vous faites, ainsi que l’heure et le jour de votre connexion. Nous utilisons ces informations pour améliorer notre service et notre accueil personnalisé, pour établir un profil personnalisé de votre consommation et pour recueillir des statistiques sur notre site Web.
Aussi, nous recueillons prénom, nom, adresse personnelle, date de naissance et pièce d’identité de nos administrateurs pour satisfaire aux exigences du Registraire des entreprises du Québec.
Conservation et destruction des renseignements personnels
Afin de mesurer nos performances et rendre des comptes à nos bailleurs de fonds, 48e Nord International doit conserver certaines données sur ses projets en cours. Lorsqu’un projet est terminé, 48e Nord International prévoit se départir des données impliquant des renseignements personnels dans l’année suivant la fin du projet. Les informations collectées sur les administrateurs sont détruites dans les plus brefs délais ou dans la semaine suivant la collecte.
À la fin de la durée de conservation ou lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, 48e Nord International s’assurera de les détruire ou de les anonymiser. Lorsque l’on mentionne anonymiser, nous voulons dire qu’ils ne permettent plus, de façon irréversible, d’identifier la personne et qu’il n’est plus possible d’établir un lien entre la personne et les renseignements personnels. La destruction de renseignements par 48e Nord International est faite de façon sécuritaire, afin d’assurer la protection de ces renseignements.
Accès aux renseignements personnels
Les données transmises à 48e Nord International directement ou recueillies par ce dernier sont accessibles uniquement par l’équipe en place, et ce de façon sécurisée. Si vous souhaitez accéder à vos renseignements personnels ou modifier ceux-ci, vous pouvez contacter le responsable de la protection des renseignements personnels à cet effet.
Incident de confidentialité
Au sens de la loi, un incident de confidentialité correspond à tout accès, utilisation ou communication non autorisés par la loi d’un renseignement personnel, de même qu’à la perte d’un renseignement personnel ou à toute autre atteinte à sa protection. Par exemple, un incident de confidentialité pourrait se produire si un membre de l’équipe communique des renseignements personnels au mauvais destinataire ou si l’organisation est victime d’une cyberattaque (hameçonnage, rançongiciel, etc.).
Procédure de traitement d’un incident de confidentialité
Voici la procédure de 48e Nord International s’il y a motif de croire qu’un incident de confidentialité selon la définition établie précédemment a eu lieu :
1. Prendre des mesures pour diminuer les risques et éviter de nouveaux incidents ;
2. Aviser les personnes concernées par l’incident le plus tôt possible.
3. Évaluer si l’incident présente un risque de préjudice sérieux (le cas échéant, poursuivre avec l’étape sous-jacente)
; aviser la Commission d’accès à l’information le plus tôt possible.
4. Mettre en place d’autres mesures afin de diminuer les risques et éviter de nouveaux incidents ;
5. Inscrire l’incident au registre des incidents de confidentialité de 48e Nord International ;
6. Réviser le processus en continu.
Responsabilité
La présente politique est approuvée par la responsable de la protection des renseignements personnels de 48e Nord International dont les coordonnées d’affaires sont les suivantes :
- Responsable de la protection des renseignements personnels
Valérie Lemay
819-762-4923
Pour toute demande, question, plainte ou commentaire dans le cadre de la présente politique, veuillez communiquer avec la responsable par courriel. Elle examinera méticuleusement votre plainte et s’assurera de répondre à vos questions et à vous accompagner dans toute autre démarche.
Réalisation d’Évaluations de Facteurs relatifs à la Vie Privée (EFVP) pour certains traitements de renseignements personnels
Pour tout nouveau projet d’acquisition, de développement ou de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services qui implique la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation ou la destruction de renseignements personnels, nous nous engageons à réaliser une EFVP. L’EFVP devra être proportionnelle à la sensibilité des renseignements touchés par le projet, la finalité de leur utilisation, leur quantité, leur répartition et leur support. Tous ces éléments devront être pris en compte dans l’EFVP.
Transfert de renseignements personnels à l’extérieur du Québec
S’il y a lieu, avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, 48e Nord International devra réaliser une EFVP qui devra prendre en considération les éléments suivants :
1. La sensibilité des renseignements personnels ;
2. La finalité de leur utilisation ;
3. Les mesures de protection associées aux renseignements personnels faisant l’objet de la communication ;
4. Le régime juridique applicable à l’endroit où les renseignements personnels sont communiqués, plus précisément les principes de protection des renseignements personnels qui s’appliquent.
Une fois ces éléments évalués, les renseignements personnels pourront être communiqués si l’évaluation démontre que les renseignements bénéficieraient d’une protection qui est adéquate en fonction des principes de protection des renseignements personnels généralement reconnus. La communication devra également faire l’objet d’une entente écrite faisant état des conclusions de l’EFVP et, si nécessaire, des modalités convenues afin d’atténuer les risques identifiés dans l’EFVP. Ces obligations seront également applicables lorsqu’une entreprise souhaite déléguer la tâche de recueillir, d’utiliser, de communiquer ou de conserver à sa place des renseignements personnels à une personne ou un organisme se trouvant hors du Québec.
Processus de destruction ou d’anonymisation
Vous avez droit à la désindexation de vos renseignements personnels. Vous pouvez en tout temps demander de mettre un terme à la diffusion d’un ou plusieurs de vos renseignements personnels ou que soit désindexé tout hyperlien rattaché à votre nom qui permet d’accéder à ce renseignement. Cette demande peut être faite lorsque la diffusion du renseignement en question contrevient à la loi ou à une ordonnance judiciaire. La personne peut également le demander lorsque d’autres conditions sont réunies.